Arkusz czy program do rezerwacji w agroturystyce i kiedy warto zmienić
Arkusz kalkulacyjny wystarcza, gdy masz dwa pokoje, jeden kanał sprzedaży i kilka rezerwacji w miesiącu. Program z kalendarzem opłaca się, gdy goście piszą z kilku miejsc naraz, a Ty ryzykujesz podwójną rezerwację. Granica zwykle wypada przy trzech pokojach albo dwóch portalach jednocześnie.
Co arkusz robi dobrze
Jest za darmo, znasz go i możesz dopasować kolumny do swoich potrzeb: data przyjazdu, wyjazdu, imię gościa, telefon, zaliczka, uwagi. Przy jednym pokoju i jednym ogłoszeniu to rozwiązanie często wystarcza przez cały sezon. Nie bój się go, jeśli nic Ci nie przeszkadza.
Gdzie arkusz zaczyna zawodzić
Pierwszy problem to aktualizacja. Rezerwacja przyszła przez portal, a Ty wpisujesz ją wieczorem. Do tego czasu telefon z drugiej strony może sprzedać ten sam termin. Drugi problem to widok. Arkusz pokazuje listę, a nie kalendarz, więc luki między pobytami widać dopiero po przeliczeniu. Trzeci to dostęp. Gdy rezerwacje prowadzi też żona albo syn, pojawiają się dwie wersje pliku.
Rachunek pomyłki
Weźmy pokój za 220 zł za dobę i weekendowy pobyt na trzy noce, czyli 660 zł. Jedna podwójna rezerwacja to utrata tych 660 zł lub konieczność znalezienia gościowi innego noclegu na własny koszt. Do tego opinia, która zostaje w internecie. Dwie takie pomyłki w sezonie kosztują więcej niż roczny abonament za program z kalendarzem. To przykładowy rachunek, podstaw swoje stawki.
Zestawienie
| Kryterium | Arkusz | Kalendarz online z iCal |
|---|---|---|
| Koszt | Zero | Stała opłata |
| Widok zajętości | Lista | Kalendarz miesięczny |
| Synchronizacja z portalami | Ręczna | Automatyczna przez iCal |
| Kilka osób przy jednym kalendarzu | Kłopotliwe | Naturalne |
| Strona dla gości z cennikiem | Nie ma | W planie Pro |
| Ryzyko podwójnej rezerwacji | Rośnie z liczbą kanałów | Niskie |
Kiedy zostać przy arkuszu
Masz jeden lub dwa pokoje, przyjmujesz rezerwacje głównie telefonicznie od stałych gości i nie wystawiasz ogłoszeń w kilku miejscach. Zrób wtedy jedno, żeby zmniejszyć ryzyko: kolumna z datą wpisu i kolorem dla potwierdzonych pobytów.
Kiedy przejść na program
Jeśli co najmniej jedno z poniższych jest prawdą, zmiana jest uzasadniona.
- Masz trzy pokoje lub więcej.
- Ten sam pokój jest na dwóch portalach lub portal plus Twoja strona.
- Rezerwacje wpisuje więcej niż jedna osoba.
- Zdarzyła Ci się podwójna rezerwacja w ostatnim sezonie.
- Chcesz, żeby gość sam widział wolne terminy i cenę.
Co powinien umieć program dla gospodarstwa
Kalendarz dla każdego pokoju, cennik doby z sezonami, import i eksport iCal, formularz zapytania z datą i liczbą osób oraz publiczna strona, którą pokażesz gościowi. Nie potrzebujesz meldunków hotelowych ani faktur w tym samym narzędziu, o ile wystawiasz je osobno. Kalendarz iCal opisaliśmy w artykule kalendarz iCal dla gospodarstwa.
Jak wygląda to w Chłopskich
Plan Pro daje profil gospodarstwa z kalendarzem do 20 pokoi, cennikiem, formularzem zapytań i widgetem na własną stronę. Płacisz stałą kwotę, bez prowizji od pobytu. Szczegóły dla kilku pokoi masz na stronie system rezerwacji pokoi gościnnych, a ceny w cenniku.
Przejście bez bałaganu
Najpierw przepisz rezerwacje na kolejne trzy miesiące z arkusza do kalendarza. Potem wczytaj kalendarze z portali przez iCal. Arkusz zostaw jako archiwum, żeby mieć dane do rozliczeń. Nie prowadź obu naraz dłużej niż tydzień, bo wrócą dwie wersje prawdy.
Gdzie wziąć gości, gdy kalendarz jest już uporządkowany
Porządek w kalendarzu nie sprzeda pokoi. Pomagają zdjęcia, opis i regularny kontakt z poprzednimi gośćmi. Jeśli nie masz czasu na prowadzenie profili w mediach społecznościowych, możesz zlecić prowadzenie social media dla małej firmy i skupić się na gościach. Więcej pomysłów w tekście jak reklamować agroturystykę.